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勤怠管理システムを使うメリット

勤怠管理システムを使うメリット・デメリット
飲食店・小売店・美容室で働くスタッフのシフト表の作成や時給・給与の計算に欠かせない勤怠管理。しかし毎月、紙やタイムカードといったアナログで行う作業は店長にとって相当の負担になります。とくに残業代、深夜の割増賃金、休日出勤分の手当て計算も入ってくるとミスも発生しがちに。その解決策として勤怠管理システムを導入するという方法があります。ここでは、勤怠管理をシステム化することでどんなメリットがあるのかを紹介いたします。

コンテンツの目次

勤怠管理とは?

社員やアルバイト・パートといった従業員の就業時間、日数、休日、遅刻、早退、残業時間などを把握し、労働基準法に沿った適切な労働時間が守られているかを管理するために必要なものです。また、従業員の賃金を計算する上でも非常に重要になってきます。
勤怠管理の方法は会社や事業主によって異なってきます。出退勤の時間、休憩時間を紙に本人が手書きで記入し、印鑑を押すことで勤務したことを証明する場合もあれば、タイムカードを押して記録したり、IT化を進めている企業であれば、ICカードなどを使って不正が出来ないようにしている場合もあります。
飲食店や小売店、美容室など店舗では前月にアルバイトなどスタッフに次月のスケジュールを出してもらい、シフト表を作成することが一般的です。店舗の店長や責任者は提出された予定を元に空きが出ないようシフトを組みます。ただ、病気や不慮の理由による欠勤が出た場合、別店舗から人員をまわしてもらったり、休日のスタッフに代わりに出てもらったりしなければならないこともあり、勤怠の管理は労力と時間を割かれる業務になります。
また、月ごとの賃金の計算も勤怠管理表に基づいて行われます。実際の労働時間、残業時間、休日の出勤手当て、役職手当てなどはもとより、アルバイトの場合、時給単位での計算になるため、休憩時間も考慮すると手書きのシフト表だけに頼っていると大変な手間です。だからといって給与やアルバイト代の計算をおろそかにしていると払いすぎていたり、逆に法律の規定よりも少ないと労働基準法に違反となってしまうことがあります。とくに勤務時間が労働基準法に定められた法定勤務時間を超えた場合、労働基準監督署からの是正勧告や指導が入ります。さらに悪質な場合や無視を続けると罰則が科せられることになるため、注意が必要です。
法定勤務時間については、次のように定められています。

第32条(労働時間)
使用者は、労働者に、休憩時間を除き1週間について40時間を超えて、労働させてはならない。
使用者は、1週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き1日について8時間を超えて、労働させてはならない。
wikipediaより引用

ただし、卸売、小売、理美容、倉庫、駐車場・不動産管理、旅館、飲食店、ゴルフ場、公園遊園地等については1週44時間までの労働が認められています。

近年はワンオペに代表される長時間労働が常態化するとブラックの烙印を押されることも多いため、労働時間や支払い賃金に対しては常に念頭に置く必要があります。

勤怠管理システムとは?

アナログではミスや不正が起きやすく、労力のかかる勤務時間の管理、労働賃金の計算を自動化し、手間と労力を省くことができるものが勤怠管理システムになります。
現在、勤怠管理システムはクラウドで行うものが多く、複数店舗や事務所の従業員の勤怠を一括して本部管理できたり、残業代や割増賃金の計算にも自動対応しているものが主流です。

勤怠管理システムを導入する3つのメリット

  1. 賃金を自動計算。店長の手間が省ける。
    勤怠管理をシステム化することで、エクセルや電卓で行っていた賃金の計算が自動化され、計算の手間やミスをなくすことができます。また、時間外労働の場合の賃金や手当てといった項目もあらかじめ登録しておくことで、規定時間を超えた場合は自動で割増分が追加される、といったこともできます。
  2. 保管場所がいらなくなる。
    紙で勤怠記録を残していると、年月が経つにしたがい、バックヤードの場所を取ったり、紙自体が劣化し、読めなくなってきたり、万が一火災にあった場合には、記録自体がなくなることがあります。クラウド上にデータとして残すことで、保管場所を増やすこともなく、安全に勤怠記録を保存しておくことができます。
  3. 急な人員の手配に対応。
     お店のスタッフが急に欠勤になった場合、勤怠管理システムがない場合、各店舗に電話して誰かまわしてもらえないか頼んだりしていたことが、他店の出勤状況がわかるシステムを使うことですぐに把握できるようになり、緊急時の応援にも対応できます。

勤怠管理システムのデメリット

一方、勤怠管理システムを新しく入れることによるデメリットもあります。POSレジや顧客管理、予約管理、売上管理など他のシステムに加え、システムの操作を覚えることによる学習コスト、多くのスタッフをすでに抱えている事業者の場合、時給や割増手当てを適用するルール、スタッフの登録に時間が割かれる、ということです。

POSレジ・顧客管理と勤怠管理を連携するメリット

店舗の場合、POSレジ、顧客管理、予約管理、売上管理と勤怠管理が一緒になっていれば、操作を覚える時間も最小限にできすることができます。
さらに登録スタッフがどの顧客担当か、といった顧客・予約システムと勤怠管理を連携することで美容室やエステ、マッサージ店の場合は指名料などが自動で反映されるようになります。
POSレジ FreePOSの美容室・エステサロン・マッサージ店・整体院専用ソフト「BeSALO(ビサロ)」、ネイルサロン、まつげサロン専用ソフト「BeEXTE(ビエクステ)」、飲食店専用ソフト「BeSHOKU(ビショク)」、小売業専門ソフト「ReTELA(リテラ)」には勤怠管理システムが標準で付属しているため、アルバイトなどスタッフの時給管理やシフト管理が可能。さらにPOSレジ、顧客管理とスタッフの指名料が連動するため、割増、手当ても含めた給与計算も簡単に。操作も一括して覚えることができます。

出退勤一覧画面「BeSALO」
出退勤一覧画面「BeSALO」
スタッフの出退勤状況を指定期間ごとに集計することができます。店舗ごとのスタッフ一覧を表示できるため、本部で一括して勤怠管理を行うことも可能です。

出退勤予定画面「BeSALO」
出退勤一覧画面「BeSALO」
スタッフの出退勤状況を指定期間ごとに集計することができます。店舗ごとのスタッフ一覧を表示できるため、本部で一括して勤怠管理を行うことも可能です。

時給登録画面「BeSHOKU」
時給登録画面「BeSHOKU」
アルバイトの時給登録もパターンに応じてあらかじめ設定しておくことができます。深夜時間帯やランクに応じて切り替えができ、面倒な時給計算を省力化します。

給与設定画面「BeSHOKU」
給与設定画面「BeSHOKU」
勤務時間帯や時間外の設定、割増率、といった複雑な設定もルール化しておくことでミスを防止することができます。

勤怠管理システムの初期登録時にはサポートを行うこともできるため、すでにスタッフを抱えているお店でも安心して利用することができます。勤怠だけでなく、予約管理、顧客管理、売上の集計などバックエンドは全てFreePOS側に任せ、接客や調理など本業に集中することができるようになります。

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勤怠管理システムを使うメリット・デメリット
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勤怠管理システムを使うことでシフト表作成の手間や時給計算が必要なくなり飲食店、美容室、サロン、小売店、マッサージなど店舗の業務を効率化できます。FreePOSなら、POSレジの顧客管理と連携し指名料の自動計算や本部での勤怠管理も可能に。そのメリットを紹介します。
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office24 Co., Ltd.
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